Ab dem 01.02.2014 stellen die Banken den Zahlungsverkehr auf SEPA um. Damit werden die neuen IBAN und BIC verpflichtend. Ingenious.V12 bietet in der neuen Version die erforderlichen Felder und Funktionen zur Umsetzung von SEPA innerhalb der Software.
Zunächst sollten in den Programmeinstellungen die neuen Bankdaten der Firma hinterlegt werden. Zur Nutzung der SEPA Exportfunktion muss definiert werden, welche Projekte / Belege mit welcher Zahlart im Export berücksichtigt werden sollen. Für Lastschriften sind zusätzlich die Gläubiger-ID zu hinterlegen und es kann die Mandatsreferenz automatisch vom Programm vergeben werden. Die Bankvorlaufsfrist ist die Frist, bis wann spätestens die Lastschrift bei der Bank eingereicht sein muss, ausgehend vom Fälligkeitstag. Bitte tragen Sie hier die Vorgabe Ihrer Bank ein (i.d.R. 6 Werktage).
Der Lastschriften-Export ist umgesetzt für Einmallastschriften.
In den Finanzdaten des Kontakts wurden die Bankdaten erweitert. Die alten Felder für Bankleitzahl und Kontonummer wurden auf inaktiv gesetzt und können nur noch per Doppelklick auf die blaue Feldbeschriftung freigeschalten und geändert werden. Zukünftig werden nur noch IBAN und BIC verwendet. Aus den hinterlegten alten Feldern Kontonummer und Bankleitzahl kann per Button die IBAN ermittelt werden (nach dem einheitlichen Verfahren der ECBS). Bei manueller Eingabe der IBAN wird diese mit den vorgegebenen Prüfkriterien validiert.
An dieser Stelle wird auch die Mandatsreferenz für Lastschriften vergeben. Die Mandatsreferenz kann mit manuellen Werten überschrieben werden, wenn erforderlich. Im Datumsfeld muss gespeichert werden, wann das Mandat vom Kunden unterzeichnet wurde.
Beachten Sie außerdem, dass die korrekte Zahlart eingestellt ist, damit die Projekte / Belege beim Export berücksichtigt werden.
Die Felder können über die entsprechenden Platzhalter auf Projektdokumenten, Briefen, etc. ausgegeben werden.
Lastschriften:
Alle neuen Rechnungen mit den entsprechenden Zahlarten werden im SEPA Lastschrift Export bereitgestellt. Der SEPA Lastschrift Export wird über das Projekte Menü aufgerufen.
Die Anzeige der einzuziehenden Rechnungen kann über verschiedene Optionen ausgewählt werden. Zur Eingrenzung sind möglich:
- Die aktuelle Auswahl der Projekte-Listenansicht
- Eine Eingrenzung nach Rechnungsdatum
- Eine Eingrenzung nach Nettoziel
- Eine Eingrenzung nach Skontoziel
- Eine Eingrenzung nach Banktermin
Der Banktermin ist der ermittelte Tag, an dem spätestens die Lastschrift bei der Bank eingereicht werden muss.
In der Spalte „Skonto“ kann ausgewählt werden, ob Skonto abgezogen werden soll oder nicht.
Über den Button „Exportieren“ werden alle Rechnungen exportiert, für die in der ersten Spalte ein Haken gesetzt wurde.
Die Export Dateien werden an einem beliebig gewählten Ort gespeichert. Basislastschriften und Firmenlastschriften werden in zwei separaten Dateien zusammengefasst.
Nach erfolgreichem Export wird eine Erfolgsmeldung ausgegeben.
Im Projekt wurde eine entsprechende Zahlung angelegt.
Überweisungen:
Alle neuen Eingangsbelege mit der entsprechenden Zahlart werden im SEPA Beleg Export bereitgestellt. Der SEPA Export wird über das Belegeingangs-Menü aufgerufen
Im SEPA Export werden alle fälligen Belege mit der passenden Zahlart angezeigt. Die Anzeige kann über den Datumsfilter begrenzt werden.
Über die letzte Spalte kann aus- oder abgewählt werden, ob der einzelne Beleg mit oder ohne Skonto bezahlt werden soll.
Mit Klick auf „Exportieren“ werden alle Belege, für die in der ersten Spalte der Haken gesetzt ist, exportiert.
Der Speicherort für die Exportdatei ist frei wählbar.
Nach dem Export wird eine Erfolgsmeldung angezeigt.
Im Beleg wurde die Zahlung hinterlegt und der Bank Export markiert.
Die erstellten Dateien können in Ihr Bankprogramm eingelesen werden.
Der SEPA Export ersetzt die bisherige DTA-Export-Funktionalität.